MEAO

23 jaar - Office Manager / Assistant to IT Director

Facility Management
contactpersoon tussen verhuurder en IFF. Vertegenwoordigen IFF in bewonersoverleg
onderhandelen over en vastleggen afspraken met verhuurder. Zorgen voor soepel verloop van
(dagelijkse) operationele zaken
monitoren van de kwaliteit van verleende facilitaire diensten (catering, schoonmaak, kantoorartikelen,
telefonie e.d.) en ingrijpen indien nodig
faciliteren van verhuizing naar nieuwe lokatie; toezicht en overzicht houden op hele proces inclusief
lokatie scouten, planning en coördinatie met verhuurder en met zowel interne als externe leveranciers
(IT, telefonie etc.), inrichting van kantoren. Overzicht houden over de kosten.

Georganiseerde activiteiten / buitenlandse zakenreizen
organiseren en voorbereiden van complexe internationale reizen en evenementen (vervoer,
accomodatie, visum), met gebruik van online booking tools, volgens de bedrijfspolicy
contactpersoon voor bezoekers; vervoer, accomodatie, uitnodigingsbrieven ten behoeve van
visumaanvragen naar Nederland
toezicht houden op declaraties en reiskosten

Financiële ondersteuning
verwerken van inkomende facturen
creëren van Purchase Reqisitions in SAP
controleren van budget, financiële overzichten, signaleren van afwijkingen en ondernemen van
corrigerende acties
opstellen jaarlijks budget

Secretarieel / Administratief
zekerstellen van voortgang en afhandeling van urgente zaken, nemen van operationele beslissingen,
ook bij (frequente) afwezigheid van leidinggevende
inventariseren van vragen, problemen en bedoelingen en aangeven van mogelijke oplossingsrichtingen
binnen gegeven bevoegdheden
anticiperen op komende activiteiten, aangeven van wenselijkheid tot nemen van actie en daadwerkelijk
uitvoeren van deze actie
regelen van toegang tot leidinggevende, op basis van inschatten van gevoeligheden en prioriteiten
contractbeheer
verwerken post/email en verzorgen van correspondentie

Talenkennis; Nederlands, Engels, Duits en Frans
Computerkennis; Microsoft Office, SAP, Ariba, Concur en Sharepoint

Haar sterke punten liggen in communicatie, analyseren en DOEN. ze is goed in het lezen van mensen. Wat gezegd wordt is niet altijd wat er ook bedoeld wordt. Verder heeft ze veel kennis opgedaan over het omgaan met verschillende culturen binnen een internationaal bedrijf. In mensen en culturen ligt ook haar interesse, buiten in de werkzaamheden.
Ze zou deze sterke punten graag willen kunnen gebruiken in een volgende baan. Daarbij vind ze het hebben van haar eigen verantwoordelijkheden en het kunnen fungeren als een sparring partner en het kunnen hebben van inbreng heel belangrijk. ze is gewend autonoom te werken, daar is ze dus goed in maar is zeker ook graag onder de mensen.